Landesgruppe Hamburg

Seit dem 01.07.2021 tragen auch wir den weiter gelockerten Corona-Regelungen Rechnung.  

So können VVags jetzt wieder direkt bei der Landesgeschäftsstelle angemeldet werden. Eine Prüfung und Genehmigung durch den Vorstand entfällt. Da Corona aber nicht von heute auf morgen wieder verschwunden sein wird, müssen von dem jeweiligen Leitenden der VVag folgende Punkte weiterhin beachtet werden:

• Einreichung des Hygienekonzeptes des Veranstaltungsortes (z.B. TrpÜPlatz, StOSchAnl, ziviler Schießstand, Schwimmbad etc.)
• Bei wechselndem Veranstaltungsort (z.B. Marsch im freien Gelände, Kanutour) muss vom Leitenden ein Hygienekonzept für die Verhaltensweise der Teilnehmer anhand der gesetzlichen Vorgaben festgelegt und eingereicht werden.
• Die jeweils gültigen Regelungen des Bundeslandes, indem die VVag geplant wird, sind zusätzlich zu beachten. 

Die UTE für eine VVag gilt für den Dienstanzug, Grundform, automatisch als erteilt.

Nach Absprache mit dem Landeskommando wird die UTE Flecktarn für jede beantragte VVag gesondert überprüft. Nach Freigabe wird die Trageerlaubnis durch den Vorstand erteilt. 

Der Landesschatzmeister informiert:

Der Jahresabschluss 2020

Liebe Kameradinnen und Kameraden,

das Ende eines sehr außergewöhnlichen Jahres rückt näher und damit auch, wie jedes Jahr, die Zeit der Jahresabschlüsse.
Ich bin Euer Landesschatzmeister Christian Stöhr und möchte Euch zu diesem Podcast (Podcast und weitere Erläuterungen/ Hinweise zum Podcast siehe unten) herzlich begrüßen.
Viele von Euch haben in 2019 an der Kassenwart- und Revisorenschulung teilgenommen und kennen bereits ein paar der Dinge, die ich heute hier mit Euch teilen möchte. Aber auch für Euch habe ich ein paar Neuerungen, die insbesondere für den Jahresabschluss 2020 relevant sind.
Grundlage meiner Ausführungen sind die Finanzordnung und das Handbuch Finanzwesen, die Ihr auf der Seite des Reservistenverbands unter dem Punkt „Der Verband“ und dann „Ordnung/HVA“ finden könnt. Dort liegt auch die aktuelle Fassung des Prüfprotokolls für die Revisoren, doch dazu später mehr.

Jahresabschluss 2020

Wie jedes Jahr wird von uns als Kassenwarte erwartet für unseren jeweiligen Vorstand den Kassenabschluss durchzuführen. Das Gleiche gilt für die RAG Leiter und ihre Kasse.
Denn der Jahresabschluss ist, wie der Name schon sagt, der rechnerische Abschluss des Geschäftsjahres.

Das Kassenbuch, in dem Ihr im Laufe des Jahres alle Einnahmen und Ausgaben festgehalten habt, wird am 31.12. für das Jahr 2020 abgeschlossen. Im Kassenbuch sind alle Einnahmen und Ausgaben Eurer Gliederung, also der RK, der RAG oder der Kreisgruppe enthalten. Zu den Einnahmen unter anderem der Beitragsrückfluss aus dem Mitgliedsbeiträgen Eurer Mitglieder, sowie erhaltene Spenden, zum Beispiel aus dem Sparschwein beim RK Abend aber auch die Einnahmen aus dem Verkauf von Dingen, wie ein RK T-Shirt oder Getränken. Aber auch Eintrittsgelder, Platzgebühren oder Munition zum Beispiel bei den Schießsport RAG’n gehören dazu.

Auf der Ausgabenseite wird alles erfasst, wofür die Einnahmen ausgegeben wurden, wie Porto, Fahrtkosten, den Ankauf oder Miete von Sachen, wie beispielweise den RK T-Shirts, oder Räumlichkeiten, wie eine Schießanlage oder einen RK Raum, aber auch Kleinigkeiten wie Papier und Druckerpatronen.

Am Ende muss die Differenz, also der Unterschied zwischen der Summe der Einnahmen und die Summe das Ausgaben, dem Kassenbestand auf dem Konto oder in der Barkasse entsprechen. Auch muss zu jeder Ausgabe ein Beleg im Original vorhanden sein, Fotos oder Kopien sind grundsätzlich nicht erlaubt.

Hinweise, wie ein Jahresabschluss aussehen könnte, findet ihr im Handbuch Finanzwesen.
Bitte denkt noch daran, dass ein Jahresabschluss zu unterschreiben ist!

Bestandsverzeichnis

Nach Rücksprache mit dem Landesvorstand, den Kreisvorsitzenden und nach Konsultation mit dem Landesgeschäftsführer haben wir beschlossen, dass alle Untergliederungen der Landesgruppe Hamburg, inklusive aller Reservistenarbeitsgemeinschaften, ein Bestandsverzeichnis , auch Inventar genannt, im Rahmen des Jahresabschlusses erstellen werden. In einem Bestandsverzeichnis werden alle Vermögensgegenstände mit dem Anschaffungswert und -datum aufgelistet, die zur RK, RAG oder zur Kreisgruppe gehören.

Was wir dieses Mal anders machen, ist das wir dieses Bestandsverzeichnis einmal grundlegend neu für alle Gliederungen aufstellen wollen. Daher meine Bitte und Aufforderung an Euch Kassenwarte und RAG Leiter, das Verzeichnis für Eure Gliederung sorgfältig zu erstellen und alles aufzulisten. Dies gilt sowohl für die Sachen, die mit dem Geld der Gliederungen gekauft wurden als auch die Dinge, die von Mitgliedern bezahlt aber dann der Gliederung geschenkt oder gespendet wurden. Bitte denkt auch an eine möglichst genaue Beschreibung. Unbekannte Werte und Anschaffungsdaten können vorkommen. In diesem Fall trägt man dann genau das dort ein: „unbekannt“ oder zum Beispiel „nicht in den letzten 8 Jahren erhalten“ oder „seit mehr als 8 Jahren vorhanden“. Auch sollte notiert sein, wo sich die Sachen befinden.

Beispiele Bestandsverzeichnis

Lasst mich das an ein paar Beispielen erklären:
Eine Kreisgruppe hat beispielsweise von einigen Jahren einen Computer gekauft, der, auch wenn er inzwischen sicher nicht mehr der Neuste ist, immer noch genutzt wird. Im Inventarverzeichnis könnte dann beispielsweise stehen: „HP Notebook 1200G01, Anschaffungswert 799,- EUR, Anschaffungsdatum: 20.06.2011, Ort: Vereinsheim der Kreisgruppe“.
Oder
Eine RK hat für ihren Vorstand USB Sticks gekauft, damit diese darauf sicher die Mitgliedsdaten und andere Unterlagen der RK speichern und untereinander austauschen kann. Im Inventarverzeichnis sollte dann nicht stehen 4 USB Sticks, sondern zum Beispiel: „4 USB Sticks 8GB, Anschaffungswert 14,99 EUR pro Stück, Anschaffungsdatum 10.12.2019, je ein USB Stick befindet sich bei Name, Funktion, …“.
Aber auch vorhandene Verbrauchsgüter sollten aufgeführt werden, insbesondere wenn diese einen gewissen Wert haben.

Wenn eine RAG beispielsweise am Jahresende noch Munition besitzt – also mit Vereinsgeldern gekauft – sollte diese erfasst werden, unabhängig davon, wo diese gelagert ist. Dies gilt auch, wenn das Geld dafür als früheren Verkäufen von Munition oder Standgebühren stammt. Diese Einnahmen werden ja schließlich auch in der Buchführung erfasst.

Auch übrigens in diesem Zusammenhang ein Hinweis: Waffen, die die RAG gekauft hat, aber auf der Waffenbesitzkarte eines Mitglieds eingetragen sind (Vereinswaffen), gehören ebenfalls zum Vereinsvermögen und sind mit aufzuführen.

Es empfiehlt sind allgemein bei hochpreisigen Gegenständen sind von dem Mitglied, dass diese verwahrt, eine Bestätigung anzufordern, dass diese Gegenstände noch vorhanden und funktionsfähig sind, insbesondere wenn man die Sachen nicht immer regelmäßig nutzt.

Auf der anderen Seite braucht ihr es auch nicht zu übertreiben. Wenn vom letzten RK Abend also noch eine Packung Salzstange und eine halbe Dose Haribo Colorado übrig geblieben sein sollten, müsst ihr nicht die einzelnen Gummibärchen zählen. Solltest ihr aber noch eine ganze Kiste Tüten mit Salzstangen lagern, könnte man darüber nachdenken diese aufzuführen.

Wahrscheinlich fragt Ihr Euch jetzt, warum müssen wir diesen ganzen Aufwand machen?

Wie eben angesprochen, wollen wir eine Übersicht über die Vermögensgegenstände in der Landesgruppe bekommen. Dabei ist es ausdrücklich nicht das Ziel einer Gliederung die Sachen wegzunehmen.
Die Idee ist vielmehr, dass die einzelnen RK’s, RAG’n und Kreisgruppen sind gegenseitig unterstützen. Um mal ein Beispiel zu machen: Eine RK benötigt für eine Ausbildung Karten und Kompasse. Und mal angenommen das Landeskommando kann nicht genug zur Verfügung stellen. Warum soll sie diese teuer selber kaufen? Stattdessen leiht sie sich die Kompasse bei den Kameraden der Gliederung, die diese Sachen hat und an dem Tag nicht selber benötigt.
Das ist das Ziel, dass der Landesvorstand und die Kreisvorsitzenden damit verfolgen.

Daher hoffe ich, dass ich auf Eure Unterstützung zählen kann. Selbst wenn Eure RK oder RAG keine Vermögensgegenstände hat, vermerkt dies bitte im Prüfbericht.

Prüfung durch die Revisoren

Wenn der Jahresabschluss erstellt wurde, wird dieser von Revisoren Eurer Gliederung bei RAG’n von den Revisoren der zugeordneten Kreisgruppe oder der Landesgruppe geprüft. Die Finanzordnung räumt dem Kassenwart oder RAG Leiter für die Erstellung des Jahresabschlusses bis zu 3 Monate ein also bis zum 31.03.2021. Danach haben die Revisoren einen Monat Zeit mit der Prüfung zu beginnen.

Daher hier ein paar Hinweise für die Revisoren:
Die Vorlage für das Protokoll der Kassenprüfung kann in der aktuellen Fassung von der Seite des Reservistenverbands heruntergeladen werden. Ihr findet sie auf der gleichen Seite, auf der ihr auch die Finanzordnung und, was vielleicht noch wichtiger ist, das Handbuch Finanzwesen. In diesem Handbuch sind auch Tipps und Hinweise zur Kassenprüfung hinterlegt.

Wichtig ist, dass alle relevanten Punkte von Euch Revisoren geprüft und im Protokoll vermerkt werden. Auch wenn man einzelne Zeilen im Protokoll löschen kann, wie die Zeile für das zweite Girokonto oder das Festgeldkonto, wenn Eure Gliederung so etwas nicht hat, so ist es wichtig, dass andere Punkte im Protokoll stehen bleiben. Beispielsweise gibt es einen Punkt, bei dem von Euch geprüft werden muss, dass das Kreditverbot eingehalten wurde. Hier ist es wichtig, dass ihr zeigt, dass ihr dies geprüft habt, auch wenn Eure Gliederung keine Kredite hat.

Am Ende ist das Protokoll zu unterschreiben und zusammen mit dem Jahresabschluss zu verteilen.

Kassenprüfung unter COVID-19 Bedingungen

Natürlich ist mir klar, dass es im Augenblick durch die Corona Beschränkungen schwierig ist, sich mit 3 Haushalten oder mehr zu treffen, um die Kassenprüfung durchzuführen.
Wenn man vom aktuellen Lockdown absieht, würde folgendes gelten:
Eine Kassenprüfung ist eine VVAG wie jede andere und unterliegt damit auch den Vorgaben. Für eine Veranstaltung gelten andere Regeln als für private Treffen. Für eine Veranstaltung des Reservistenverbands in Hamburg ist im Augenblick die Genehmigung des Landesvorstands erforderlich. Dazu muss unter anderem ein Hygienekonzept vorgelegt werden. Mehr dazu kann Euch die Landesgeschäftsstelle sagen.
Daher plant die Kassenprüfung rechtzeitig und beachtet immer die jeweils gültigen rechtlichen Regelungen.
Ein persönlicher Tipp von mir: Das meiste kann man direkt aus der Verordnung abschreiben – und man muss sich natürlich anschließend auch daran halten.

Verteilung der Jahresabschlussunterlagen

Folgende Personen bekommen eine Kopie des Jahresabschlusses, des Bestandsverzeichnisses und des Prüfprotokolls inklusive der Anlagen. Die Originale verbleiben beim Kassenwart!
Die Revisoren, die den Abschluss geprüft haben, der Vorstands der geprüften Gliederung – hier ist dies meistens der Kassenwart –, die Revisoren und der Vorstand der übergeordneten Gliederung, also für die RK’s und die meisten RAG’n die jeweilige Kreisgruppe sowie in diesem Jahr auch der Landesschatzmeister.
Noch ein Hinweis an die Kreisgruppen: Bitte denkt daran, dass Anlage 1 des Prüfberichts sich auf die Prüfungen der Untergliederungen für das Jahr 2020 beziehen. Sollten zum Zeitpunkt Eurer Prüfung noch nicht alle Rückmeldungen vorliegen, vermerkt das einfach in der Anlage. Sobald die Unterlagen aller Untergliederungen vorliegen, schickt ihr einfach die vollständige Anlage noch einmal an die Landesrevisoren und den Landesschatzmeister, um den Vorgang abzuschließen.

Beitragsrückfluss

Es ist mit den Kreisvorständen vereinbart, dass nur die Gliederungen ihren jeweiligen Anteil an den Beitragsrückflüssen bekommen, die auch ihre Jahresabschlüsse und Prüfungen vorher vorgelegt haben. Also wer in 2021 seien Anteil an den Mitgliedsbeiträgen haben möchte, sollte auch den Abschluss vornehmen, ihn prüfen und weiterleiten. Bei Fragen oder Problemen stehen Euch die Revisoren oder Kassenwarte Eurer nächst höheren Gliederung gerne zur Verfügung.

Weiterbildung Kassenwarte und Revisoren in 2021

Vielleicht habt Ihr es schon gehört aber in 2021 sind aktuell wieder eine Kassenwarts- und Revisorenschulung und eine Mandatsträgerschulung geplant.
Die Schulung für Kassenwarte und Revisoren soll Anfang des Jahres an einem Samstag online stattfinden. Die Einladung wird Euch von der Landesgeschäftsstelle noch zugeschickt, sobald die Vorbereitungen abgeschlossen sind.
Wen ein besonderes Thema interessiert, kann sich gerne sich gerne vorab beim Landesschatzschatzmeister melden und wir schauen, ob wir dieses dann auf der Veranstaltung besprechen können.

Damit möchte ich mir für heute von Euch verabschieden und wünsche Euch noch einen schönenTag.

Bleibt gesund und Horido

Euer Landesschatzmeister
Christian Stöhr

Orientierungshilfe für den Podcast:

00:00 Begrüßung
01:00 Jahresabschluss 2020
02:55 Bestandsverzeichnis
04:28 Beispiele Bestandsverzeichnis
08:25 Prüfung durch die Revisoren
10:14 Kassenprüfung unter COVID-19
11:12 Verteilung der Jahresabschlussunterlagen
12:21 Beitragsrückfluss
13:03 Weiterbildung Kassenwarte und Revisoren in 2021
14:09 Ende des Podcast