Die Kreisgruppe Wilhelmshaven veröffentlichte vor wenigen Wochen eine neue Ausgabe ihres Veranstaltungskalender RESERVE AKTIV.

Als LandesPresseReferent unserer Landesgruppe möchte ich dieses Heft zum Anlass nehmen, hier einige Hinweise und Tipps zu veröffentlichen, die eventuell auch für andere Kreisgruppen beim Erstellen derartiger Broschüren interessant sein könnten.

Meine Arbeit als Kreispressewart und der Weg zum „Schriftsetzer“ der Broschüre

Ich habe vor rund zehn Jahren damit begonnen, Beiträge über unsere Reservistenarbeit in den Zeitungen und unseren Medien zu veröffentlichen. Deshalb erhielt ich kurz danach in der Kreisgruppe Wilhelmshaven eine Beauftragung als Kreispressewart und wurde auch zunehmend in die Erstellung des Veranstaltungskalenders, welches bis 2017 „GEMEINSAM AKTIV“ hieß, eingebunden. Das damalige Arbeitsteam bestand aus dem Bezirksorganisationsleiter, dem Kreisschriftführer und einem Schriftsetzer einer örtlichen Zeitung, der seine Arbeit für die Kreisgruppe ehrenamtlich in seiner Freizeit verrichtete, sowie einem Kameraden, der zum Schluss als Lektor tätig war.

2015 übernahm ich die komplette Planung und Strukturierung des Heftes, weil die anderen Kameraden uns nicht mehr zur Verfügung standen. Unterstützt wurde ich bei der Erstellung der Druckvorlage weiterhin vom Schriftsetzer, der dabei spezielle Software aus seiner beruflichen Tätigkeit verwendete. Als vor zwei Jahren auch dieser Kamerad aus beruflichen Gründen nicht mehr zur Verfügung stand, habe ich den Veranstaltungskalender erstmalig komplett allein auf dem eigenen Laptop mit der vorhanden eigenen Software erstellt.

Bei der Erstellung des Heftes sind zunächst folgende Fragen zu beachten:

• Welche Ziele verfolgen wir neben dem Zweck als Veranstaltungskalender mit unserem Heft
• Für welche Zielgruppe neben unseren Mitgliedern erstellen wir ggf. das Heft?
• Wie finanzieren wir das Heft?
• Was könnte gegenüber den vorherigen Ausgaben verbessert werden?

Die Broschüre RESERVE AKTIV als „Aushängeschild“ der Kreisgruppe Wilhelmshaven

Das Heft soll in unserer Kreisgruppe nicht nur ein Veranstaltungskalender und Nachschlagewerk für die eigenen Mitglieder sein, sondern auch stets als Werbeträger auf Infoständen bei öffentlichen Veranstaltungen fungieren. Dabei sollen interessierte Personen mit dem Heft einen ersten Überblick über die regionale Reservistenarbeit und den örtlichen Ansprechpartnern der Kreisgruppe und der Untergliederungen (RK’s und RAG’s) erhalten sowie dabei auch einen Einblick in die Vielfältigkeit der facettenreichen Reservistenarbeit bekommen.

Für die Werbepartner ist das Heft RESERVE AKTIV interessant, da das Heft neben dem Versand an alle ca. 650 Mitglieder auch während des gesamten Jahres regelmäßig in den Wartezimmern des Bundeswehrkrankenhauses Westerstede sowie in den Auslagen für Broschüren und Flyer im Kreishaus und einigen Rathäusern ausgelegt werden.

So gelangen die Hefte stets in die Hände zahlreicher Leser und bilden dabei auch einen wichtigen (allerdings nicht direkt erfassbaren) Faktor in der Mitgliederwerbung.

Für viele lebenserfahrene Kameraden im fortgeschrittenen Lebensalter ist die Broschüre ein wichtiges Bindeglied zum Verband, da sie hierin stets über den Stand der örtlichen und regionalen Reservistenarbeit informiert werden und häufig altbekannte Kameraden wiederfinden. Dieses ist ein wichtiger Aspekt für die weitere Bindung an den Verband, wenn die persönliche Teilnahme an Verbandsveranstaltungen alters- oder gesundheitsbedingt eingeschränkt ist.

Inhalte des Heftes

Das hier nachstehend aufgeführte Inhaltsverzeichnis bezieht sich auf das Heft der Kreisgruppe Wilhelmshaven. Art und Umfang eines Reservisten-Reports anderer Kreisgruppen wären durch den Ersteller den regionalen Gegebenheiten und Gepflogenheiten anzupassen.

• Grußwort des Kreisvorsitzenden
• Inhaltsverzeichnis und Impressum
• Vorstellung des Reservistenverbandes mit kurzem Einblick in ihre Gliederung (VdRBw, Landesgruppe Niedersachsen, Kreisgruppe Wilhelmshaven und deren Untergliederungen)
• Namentliche Vorstellung der Mandatsträger der Kreisgruppe und der VdRBw-Geschäftsstelle sowie deren Erreichbarkeit (Postanschrift, Telefon, eMail etc.)
• Namentliche Vorstellung der zuständigen Ansprechpartner der Bundeswehr für die örtliche Reservistenarbeit (FwRes und StOffzRes) und deren Erreichbarkeit (Postanschrift, Telefon, eMail etc.)
• Vorstellung aller Untergliederungen der Kreisgruppe (in der KrsGrp WHV derzeit 13 RK’s und drei RAG’s) und der wichtigsten Kooperationspartner vor Ort. Dabei sollen jeder Untergliederung eine Seite, bei Bedarf auch zwei Seiten, zur Verfügung stehen
• Aufgrund der derzeitigen Corona-Lage und der derzeit nur eingeschränkt möglichen Planung von Veranstaltungen wurde in dem aktuellen Heft auf die Auflistung von Terminen auf den Seiten der Untergliederungen verzichtet
• Informationen über Ehrungen und Beförderungen verdienter Mitglieder, namentliche Vorstellung neuer Mitglieder, ggf. Ergebnisse von Vorstandswahlen etc.
• Gedenkseite für die im Vorjahr verstorbenen Mitglieder
• Redaktioneller Teil mit Beiträgen über die Veranstaltungen und Ereignisse des vergangenen Jahres. Dabei soll die facettenreichen Reservistenarbeit in größtmöglicher Bandbreite mit Berichten und Fotoaufnahmen dargestellt werden. Traditionell erscheinen diese Artikel in dem Heft der Kreisgruppe Wilhelmshaven unter der Überschrift „Neues aus dem Ackerschnacker“ und einer Grafik eines Feldfernsprechers
• Berichte über Neuigkeiten in der Reservistenarbeit und der Bundeswehr, Vorstellung verdienter Reservisten aus der Region anhand eines Reservistenportraits, interessante Daten und Zahlen aus dem VdRBw und der Bw etc.
• Info über die ständige Mitglieder-Werbekampagne und ein Mitgliedsantrag in der Heftmitte zum heraustrennen
• Werbeanzeigen – diese sind zur Finanzierung der Herstellungslosten des Heftes erforderlich (Weitere diesbezügliche Hinweise im nächsten Abschnitt)

Produktion des Heftes und deren Finanzierung durch Werbung

Für die kostengünstigen Herstellung in einer Druckerei muss die Seitenzahl des Heftes im Format DIN A5 in der Regel beim Offsetdruck auf max. 84 Seiten (inklusive vier Umschlagsseiten, die aus dickerem Papier bestehen) begrenzt werden. Höhere Seitenzahlen erfordern andere Druckverfahren mit meist größeren Produktionskosten pro Auflage bzw. Heft. Hefte mit kleineren Seitenzahlen sind immer möglich (Abstufung jeweils in 4-Seiten-Schritten beim DIN A5-Format).

Mit steigender Auflage sinkt in der Regel der Preis pro Exemplar. Bei unserer Auflagenhöhe von 1.500 Exemplaren (Reduzierung der aktuellen Auflagenhöhe, weil Corona-bedingt 2021 weniger Infostände aufgebaut werden) lag der Stückpreis des Heftes bei rund 90 Cent. Die hieraus resultierenden Druckkosten von rund 1.350 Euro (inkls. MWSt) und ein Teil der Versandkosten an die Mitglieder sollten durch Werbeanzeigen in dem Heft finanziert werden.

Eine gute Zeitschrift sollte nicht mehr als 20 % Werbung enthalten. Deshalb wurde unser Raum für Anzeigen hier auf insgesamt 18 Seiten begrenzt. Der eigens für die Kontaktpflege zu den Werbepartnern eingesetzte Kreisbeauftragte betreut derzeit 24 Inserenten, die teilweise schon über ein Jahrzehnt regelmäßig in dem Heft eine Werbeanzeige inserieren. Einige Werbepartner sind selbst Reservist und Mitglied unserer Kreisgruppe.

Für die Werbepartner ist das Heft RESERVE AKTIV interessant, da das Heft neben unseren Mitgliedern auch von externen Personen gelesen wird. Es wird während des gesamten Jahres regelmäßig in den Wartezimmern des Bundeswehrkrankenhauses Westerstede sowie in den Auslagen für Broschüren und Flyer im Kreishaus und einigen Rathäusern ausgelegt. Auch an unseren Infoständen bei öffentlichen Veranstaltungen oder in Kasernen und sonstigen Orten erreichen die Hefte manchen interessierten Leser. Deshalb rechnet sich die relativ kostengünstige Werbeanzeige in unserem Heft auch für dessen Auftraggeber.

Die Erstellung des Heftes am heimischen PC

Für die Erstellung des Druckträgers wurde von mir bisher keine exklusive Hardware und Software verwendet. Ein relativ einfacher, inzwischen über fünf Jahre alter, Laptop mit zusätzlichem 30-Zoll-Monitor und MS- Windows 8.1 als Betriebssystem sowie einfachem MS-Office reichte bislang für den Satz des Heftes vollkommen aus. Nun zu den eigentlichen Arbeitsschritten:

• Erstellung Seitenplan

Am Anfang wird zunächst ein Seitenplan des Heftes erstellt und an der Aufteilung der verfügbaren Seiten gearbeitet. Der Umfang der Werbeanzeigen, die Veranstaltungskalenderseiten und der benötigte Raum für die Untergliederungen sind die ersten Fixpunkte, die sozusagen als Gerüst des Projektes im Seitenplan einzuarbeiten sind. Der dann noch verfügbare freie Platz wird auf die ausgewählten redaktionellen Beiträge aufgeteilt. Dabei achte ich stets darauf, dass das Einfügen dieser Beiträge mit ihrem jeweiligen Datum auch in korrekter chronologischer Reihenfolge erfolgt. Um den verfügbaren Raum auf den Heftseiten optimal zu nutzen, muss die Verteilung der Werbeanzeigen und einiger Beiträge im Seitenplan, während der Arbeiten meistens mehrfach geändert und angepasst werden.

• Erstellung der einzelnen Heftseiten

Als nächster Schritt werden die Seiten erstellt. Ich lege zunächst für jede Seite ein Word-Dokument an und befülle diese mit Seitennummer, Text, Grafiken und Fotos.

Dabei schreibe ich den Text in Arial 14, Überschriften in Arial 16 fett und Bildunterschriften in Arial 14 kursiv. Wenn später die Seiten in der Größe DIN A5 gedruckt werden, erscheinen diese dann auch in einer angemessenen und gut lesbaren Schriftgröße.

Bei Bildern oder Spalten werden Tabellen in Word eingefügt, deren Rahmenlinien zum Ende meistens unsichtbar gemacht werden.

Einzufügende pdf-Dateien, beispielsweise Werbeanzeigen, werden vor dem Einfügen von mir zu Bilddateien umgewandelt.

Das Anpassen der ausgewählten Beiträge über zurückliegende Veranstaltungen des Vorjahres stellt meist eine sehr langwierige und andauernde Tätigkeit dar. Die vorliegenden Berichte sind häufig zuvor auch schon als Einzelmeldung in Zeitungen, unseren Medien (z.B. LOYAL) oder im Internet auf der Homepage des VdRBw veröffentlicht worden und haben deshalb meist eine zu lange Textlänge, die nun an den verfügbaren Platz angepasst werden muss. Ich sehe diese Tätigkeit immer als größte Herausforderung mit dem längsten Zeitbedarf an. Häufig probiere ich wiederholt geänderte Formulierungen oder Synonyme für einzelne Wörter im Text, bis irgendwann der Platz endlich passt und das Ganze auch optisch gut aussieht. Wenn dann zum Schluss auch noch die Grammatik fehlerfrei ist, kommt man dem gesetzten Ziel schon sehr nahe. Hier beträgt die Bearbeitungszeit nicht nur einige Minuten, sondern sehr häufig rund eine Stunde bis zur Fertigstellung einer einzigen Seite.

Die verwendeten Fotoaufnahmen sind häufig noch zu bearbeiten. Wegen des begrenzt zur Verfügung stehenden Platzes sind diese meistens im Bildformat etwas zu beschneiden. Häufig muss bei einigen Aufnahmen wegen unterschiedlichen Lichtverhältnissen oder verschiedenen verwendeten Kameras die Helligkeit und Farbintensität auch etwas aneinander angepasst werden, damit sich der Gesamteindruck verbessert. Beim Beschneiden der Bilder sollte möglichst der sogenannte „Goldene Schnitt“ berücksichtigt werden. Ich platziere die Fotoaufnahmen so, dass der Blick von Personen am Heftrand oder abgebildete Fahrzeuge immer zur Heftmitte gerichtet sind. Dieses verbessert erheblich den optischen Gesamteindruck des Werkes.

• Erstellung der Titelseite

Zunächst ist das Corporate Design des VDRBw zu beachten, denn die Broschüre soll ja einen gewissen Wiedererkennungswert haben. Derzeit ist bekannterweise ein Randstreifen im Flecktarnmuster aktuell. Des Weiteren trägt unser Heft das geschützte Logo „Reserve aktiv“ und das Wappen der Kreisgruppe im oberen Teil, ergänzt durch die Grafik „Wir sind die Reserve“ mit dem Verbandswappen.

Der untere Teil widmet sich in der Regel mit einem oder mehreren Bildern dem im Heft behandelten Hauptthema, beispielsweise ein Reservisten-Portrait oder eine Höhepunkt-Veranstaltung des Vorjahres (z.B. „Tag der Bundeswehr“, Jahresempfang, Salvatorabend, Volkslauf mit „Tag der Reserve“, Int. Schulschießen etc.).

Bei der Auswahl der Bilder sollte gründlich vorgegangen werden, denn die Titelseite ist die erste Botschaft an den Leser und bewirkt einen ersten Eindruck über uns und unserer Reservistenarbeit.

Mit unserem Heft 2021 wollte ich einmal etwas Neues ausprobieren und bin von den bisherigen großen Titelbildern abgewichen. Da im Jahr 2020 Corona-bedingt alle geplanten Highlights ausgefallen waren und kein passendes aktuelles Foto vorhanden war, wollte ich einen symbolischen Filmstreifen mit älteren Aufnahmen bringen. Ergänzt durch die Bildunterschrift sollte mit den Bildern die Vielseitigkeit unserer Reservistenarbeit mit allen im Kreisgebiet praktizierten Themenbereichen dargestellt werden. Bewusst sind die Bilder nicht aus der Ferne erkennbar, denn das Heft soll am Infostand oder den Auslagen von den Gästen in die eigene Hand genommen werden, um es näher zu betrachten und dann darin zu blättern. Auf die Resonanz auf meinen Versuch bin ich noch gespannt.

• Korrekturen und Lektorenarbeit

Der Lektor entfernt nicht nur Grammatik- oder Rechtschreibfehler. Diese Aufgabe können versierte Korrektur-Leser erfüllen. Ein Lektor geht weiter in die Tiefe. Scheinbar kleine Fehler können die Qualität des gesamten Manuskriptes ggf. beeinträchtigen.

Wenn die Rechtschreibung kontrolliert ist und mögliche Tippfehler beseitigt sind, ist bei einer nochmaligen Korrektur zu prüfen, ob in den Beiträgen Persönlichkeitsrechte und die Bildrechte der Fotografen beachtet wurden. Des Weiteren ist zu recherchieren, ob die Namen (und ggf. Dienstgrade) der genannten oder abgebildeten Personen korrekt sind. Das gilt auch für alle aufgeführte Daten wie beispielsweise Telefonnummern.

Gerade beim Kopieren von Textbestandteilen und beim Überschreiben von Texten schleichen sich leicht kleine Fehler ein.

• Erstellung des Druckträgers

Wenn alle Seiten nach eingehender Prüfung okay sind, werden diese Word-Dateien in pdf-Dateien umgewandelt. Zum Schluss werden sämtliche pdf-Dateien (Einzelseiten) zu einer pdf-Datei zusammengefügt, die dann nach nochmaliger Kontrolle als Druckträger an eine Druckerei übergeben oder übermittelt werden kann.

Nun ist es geschafft und nach einigen Tagen spannender Wartezeit kann man gedruckte Werk endlich in den eigenen Händen in Papierform betrachten und (hoffentlich) stolz auf die zurückliegende erbrachte Arbeit schauen.

Auch wenn hin und wieder letzte Fehler erst nach der Druckfreigabe und Produktion entdeckt werden, macht diese ehrenamtliche Arbeit auch immer wieder sehr viel Spaß! Jedoch ist hierfür ausreichend Zeit einzuplanen. Wenn möglich sollte die Arbeit auf mehrere Schultern verteilt werden, um die zeitliche Belastung für den Einzelnen zu veringern. Da ich meine Tätigkeit nicht mit der Stoppuhr verrichte kann ich die aufgewendete Zeit nur grob schätzen. Sie dürfte bei dem 84-seitigen Heft RESERVE AKTIV 2021 mit allen Arbeitsschritten für mich insgesamt bei annähernd 100 Stunden gelegen haben.

Ich würde mich freuen, wenn einige Kameradinnen und Kameraden beim Lesen auch Anregungen für die eigene Tätigkeit finden.

Alfred Claußen

Hier kann das Heft RESERVE AKTIV als pdf-Datei in voller Auflösung (ca. 265 MB) heruntergeladen werden.

Hier kann das Heft RESERVE AKTIV als pdf-Datei in kleiner Auflösung (ca. 20 MB) heruntergeladen werden.

Terminhinweis:

Am kommenden Mittwoch, den 24. März 2021, führt das Presse- und Internet-Team der Landesgruppe Niedersachsen eine abendliche Schulungsveranstaltung für Kreispressewarte und entsprechend eingesetzten Kreisbeauftragten durch.

Thema des ONLINE-Workshops ist die Erstellung einer Image-Broschüre